Due servizi con proprietà diverse. Capire quale ti serve evita di pagare per qualcosa che non ti occorre, o di credere di essere in regola quando non lo sei.
Dimostra che il documento esisteva in quella forma a quella data. Il file non lascia il tuo dispositivo.
Soddisfa l'obbligo di legge di conservare determinati documenti. Il file viene trasmesso e custodito per dieci anni.
Il browser calcola lo SHA-256 del file: una sequenza di 64 caratteri che identifica quel documento in modo univoco. Solo quella viene trasmessa e registrata sulla blockchain pubblica eCash.
Il documento non lascia il tuo dispositivo, in nessun momento. Noi non lo vediamo e non potremmo ricostruirlo dall'impronta.
Nessun altro documento produce la stessa impronta. Se corrisponde, il documento è quello.
Basta cambiare una virgola e l'impronta cambia completamente. Una modifica non passa inosservata.
Dall'impronta non si risale al contenuto. Pubblicarla non rivela nulla del documento.
| Dimostra | Che un documento con quella impronta esisteva in quel momento, e che non è stato modificato da allora. |
| Non dimostra | Chi l'ha scritto, né che il contenuto sia vero. Per attribuire la paternità serve la firma digitale, da apporre al documento prima di notarizzarlo. |
| Non sostituisce | La conservazione a norma prevista per fatture, bilanci e altri documenti fiscali. |
Chi può verificarla. Chiunque, in autonomia: la registrazione è su una blockchain pubblica. Non serve passare da noi, né oggi né fra dieci anni. È la differenza sostanziale rispetto a un archivio privato.
Qui il meccanismo è opposto: il documento viene trasmesso a un conservatore accreditato presso AgID, che se ne assume la responsabilità per dieci anni seguendo un processo definito dal Codice dell'Amministrazione Digitale.
Il file viene firmato digitalmente e marcato temporalmente. Al termine è esibibile come prova conforme alle Linee Guida AgID.
Il documento viene trasmesso e custodito. È la differenza principale rispetto alla notarizzazione, ed è la condizione perché il conservatore possa firmarlo e conservarlo. Sui nostri sistemi non resta: transita e basta.
La conservazione non è istantanea, per come è progettata: i documenti vengono elaborati a lotti e il processo si chiude con cadenza periodica, tipicamente entro 60 giorni.
| In conservazione | Preso in carico dal conservatore. Il processo è avviato ma non ancora concluso: il documento non è ancora conservato a norma. |
| Conservato | Processo completato. Il documento è firmato, marcato temporalmente ed esibibile. |
Ricevi un'email in entrambi i momenti, e lo stato è sempre consultabile in I tuoi documenti.
Un documento versato non può essere ritirato né sostituito. È proprio l'impossibilità di rimuoverlo o alterarlo a dare valore al processo.
Una correzione si aggiunge come nuovo documento: quello precedente resta conservato. Vale la pena verificare il file e la sua descrizione prima di caricare.
Il conservatore identifica ogni documento anche dal tipo che indichi. Due documenti caricati lo stesso giorno con lo stesso tipo generano lo stesso identificativo, e il secondo viene scartato.
Per questo il campo va compilato in modo distintivo: «Contratto fornitura Rossi» funziona meglio di «Contratto».
Richiedendo il Pacchetto di Distribuzione: contiene il documento firmato e l'indice completo della catena di conservazione. È quello da presentare in caso di verifica.
Si richiede scrivendoci, indicando il nome del file. Il documento restituito è in formato .p7m, una busta firmata che richiede un software di verifica firma per essere aperta — come Dike o ArubaSign.
Caricando un documento puoi attivare entrambe con un'operazione sola. L'impronta registrata sulla blockchain è calcolata sullo stesso file inviato al conservatore: le due prove si riferiscono quindi allo stesso identico documento.
Restano però indipendenti: se un giorno cambiassimo conservatore, la prova blockchain resterebbe valida e verificabile senza di noi.
Il vantaggio pratico. La conservazione richiede fino a 60 giorni. In quell'intervallo la notarizzazione è già una prova opponibile: hai qualcosa in mano mentre l'altra matura.
| Notarizzazione | Conservazione | |
|---|---|---|
| Cosa parte dal tuo computer | solo l'impronta | il documento |
| Dove risiede il documento | resta tuo | conservatore AgID |
| Quando è pronta | minuti | fino a 60 giorni |
| Chi può verificarla | chiunque | tu, su richiesta |
| Durata | permanente | dieci anni |
| Reversibile | no, in entrambi i casi | |
| Cosa dimostra | esistenza e integrità | adempimento dell'obbligo |
| Se devi… | Ti serve |
|---|---|
| Dimostrare che un progetto, una bozza o un contratto esisteva a una certa data | Notarizzazione |
| Proteggere un'idea o un'opera prima di mostrarla a terzi | Notarizzazione |
| Adempiere a un obbligo di conservazione previsto dalla legge | Conservazione |
| Poter esibire un documento in caso di verifica fiscale | Conservazione |
| Entrambe le cose sullo stesso documento | Notarizzazione Conservazione |
Nel dubbio, chiedi al tuo consulente. Gli obblighi di conservazione dipendono dal tipo di documento e dalla tua situazione fiscale: non possiamo dirti noi quali ti riguardano.
Le tecnologie basate su registri distribuiti sono riconosciute dall'art. 8-ter del D.L. 135/2018, convertito nella L. 12/2019.
La conservazione digitale a norma è disciplinata dal D.Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale) e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
La conservazione è erogata tramite conservatore accreditato presso AgID. Consept cura l'integrazione, l'interfaccia e l'assistenza; la responsabilità del processo di conservazione è del conservatore.
Consept Sas — notarizzazione su blockchain eCash (XEC) e conservazione digitale a norma.